Függetlenül attól, hogy mennyi tapasztalattal rendelkezünk az otthoni munkavégzés terén, könnyű elkövetni néhány alapvető hibát a videohívások során.

Készüljön fel technikailag a videohívásra 

A távmunka azt jelenti, hogy Önnek minden szempontból meg kell győződnie arról, hogy valamennyi technikai feltétel rendelkezése áll egy zökkenőmentes videokonferencia megbeszélés lefolytatásához. Máshogy fogalmazva, Önnek kell lennie az egész IT osztálynak egy személyben. Ne öt perccel a videohívás kezdete előtt kezdjen kapkodni, gondoskodjon a terep előkészítéséről jóval előbb!

Ezeket a dolgokat ellenőrizze feltétlenül videohívás előtt! A listát a Mitel Networks állította össze.

Internet kapcsolat

A WiFi jelnek elég erősnek kell lennie ahhoz, hogy mind hang, mind videokonferencia hívásokat kezelni tudjon. Ami eddig tökéletesen megfelelt a böngészéshez és e-mailek írásához, az könnyen lehet, hogy kevésnek bizonyul egy videohíváshoz.

Naprakész szoftver

Bizonyosodjon meg róla, hogy az adott videokonferencia szoftver legfrissebb verzióját használja, vagy használjon egy online alkalmazást, ami csupán egy regisztrációt igényel.

A globális videokonferencia piac mérete a Grand View Research kutatása alapján várhatóan 9.2%-kal fog növekedi 2025-re a 2018-as állapotához képest.

Fények, kamera, felvétel

A sikeresen lefolytatott videokonferencia hívás egyik kulcseleme, hogy a lehető legletisztultabbá és látványossá tegye a vizuális megjelenését. Lehet, hogy home office-ban van és akár a konyhaasztalánál kell bonyolítania munkaügyeit, de a megfelelő fényviszonyokról, a háttér megjelenéséről és a zavaró tényezők kiiktatásáról ez esetben is tud gondoskodni. A hívás előtt kapcsolja be a kameráját, majd ellenőrizze le megjelenését, a helyiség fényviszonyait, illetve hogy mi látható a kameraképen Ön mögött. Bizonyosodjon meg róla, hogy elegendő fény jut az arcára és nem a háttér került megvilágításra. Ezt követően ellenőrizze le, mi látható a háta mögött. Egy nagy halom irat és telejegyzetelt papírlapok? Esetleg a teregetni való? Úgy állítsa be a kameráját, hogy a háttér tiszta legyen és rendezett. Bizonyára Ön is azt szeretné, hogy a többi résztvevő a mondanivalójára koncentráljon és ne tereljék el a figyelmüket más, zavaró tényezők. Végül, de nem utolsó sorban, keressen egy nyugodt, lehetőleg ajtóval elválasztott helyiséget, hogy semmiképpen se szűrődjenek be a beszélgetésbe külső zajok.

Készüljön fel a megbeszélés tárgyából

Egy szervezetlen, frusztráló és egy hatékony videokonferencia között sokszor csak annyi a különbség, hogy az ember összeszedi a gondolatait a hívás előtt. Az alábbi szempontokat vegye figyelembe, miközben felkészül egy üzleti megbeszélésre.

Mi van napirenden?

Ha Ön a videokonferencia szervezője, feltétlenül küldje el a napirendi pontokat a meghívottaknak legalább egy nappal előre. Határozza meg, mit vár el az egyes résztvevőktől. Például:

„Ádám, kérlek, készülj fel az első negyedévi eladási adatokból, hogy prezentálni tudd majd a többieknek.”

Az Ön szerepköre

Amennyiben Ön nem vezető beosztású, vegye fel a kapcsolatot a szervezővel és kérjen felvilágosítást a szerepével kapcsolatban, továbbá, hogy miből készüljön fel a megbeszélésre. Gondolja át, mi az, amit feltétlenül meg szeretne majd osztani a hívás során.

További résztvevők

Derítse ki, kik fognak még részt venni a videokonferencián! Csakúgy, mint a hagyományos, személyes megbeszélések esetén, online konferenciák során is hasznos előre tudni, kikre számíthat majd a megbeszélésen.

Mire figyeljen egy üzleti videokonferencia hívás alatt

Ma már olyannyira a mindennapjaink részévé vált, hogy párhuzamosan több tevékenységet végzünk, hogy ettől a szokásunktól sokszor még egy videokonferencia közben sem tudunk eltekinteni, pláne nem, ha egy vontatottabb megbeszélésről van szó. Ez egy újabb indok arra, miért érdemes jó előre átgondolnunk a saját szerepünket és mondanivalónkat a hívás előtt. Íme, néhány megoldás arra, hogy biztosan semmi ne terelje el a figyelmét.

Legyen jelen testben és fejben is

Nézzen egyenesen a kamerába és tartsa a figyelmét folyamatosan azon a személyen, aki éppen beszél, csakúgy, mintha egy valódi tárgyalóban ülnének. Az egyes felszólalóknak adjon nonverbális visszajelzéseket megfelelő testbeszéddel, például bólogatással. Amennyiben nincs konkrét hozzáfűzni valója, vagy kérdése, igyekezzen kerülni a verbális felszólalásokat, mert egyes video szoftverek automatikusan az éppen beszélő személyre váltanak és őt jelenítik meg a képernyőn.

Jegyzeteljen, jegyzeteljen, jegyzeteljen

Könnyebb haladni a megbeszélés menetével, ha közben folyamatosan lejegyzeteli a lényeges információkat. Vesse papírra kérdéseit és észrevételeit, így később gond nélkül fel tudja majd őket idézni, amint Önhöz kerül a szó. 

Szóljon az összes résztvevőhöz                                                                        

Igyekezzen elkerülni a megbeszélést megakasztó, csupán egy főhöz intézett megjegyzéseket. Ha egy személyes megbeszélésen lenne, akkor sem csúsztatna oda egy cetlit a mellette ülőhöz, igaz? Ugyanez igaz a videokonferenciára is. Hanyagolja a felesleges felszólalásokat, helyette inkább jegyzeteljen, majd ha eljön az idő, ossza meg gondolatait valamennyi résztvevővel.

Töltse ki az űrt

Személyes megbeszélés során számos vizuális inger ér minket. Ilyen tekintetben a videokonferencia hatékonyabb a telekonferenciánál, de videohívás során is számos fontos részletről maradunk le. Amikor meg kell szakítania a szemkontaktust a kamerával és ezáltal a többi résztvevővel, tanácsos elmagyaráznia, hogy éppen mit csinál. Jegyzetel? Egy, a témához kapcsolódó fontos dokumentumot keres elő? Semmi probléma, csak erről tájékoztassa a többi résztvevőt is!

Rögzítse a hívást

Ha van rá mód, rögzítse a fontosabb videokonferencia megbeszéléseit. Egyes videokonferenciák akár órákig is eltarthatnak, s ez idő alatt számos lényeges információ hangozhat el. Bizonyára Önnel is előfordult már az a kellemetlen érzés, hogy a korábbi megbeszélés valamely fontos elemét nem sikerült visszaidéznie. Erre szolgál tökéletes megoldásként a hívás rögzítése, hisz ez esetben elegendő csupán megtekinteni a felvételt.

Teendők a videokonferencia végeztével

Az utánkövetés ugyanúgy fontos egy video megbeszélés esetén, mint egy személyes találkozót követően. A videokonferencia alatt készített feljegyzéseivel keresse meg munkatársait, partnereit, hogy megtárgyalhassák a további teendőket. Az olyan virtuális munkahely szoftverek, mint például a Mitel MiCloud Connect Teamwork, lehetővé teszik, hogy feladatokat rendeljen hozzá beosztottakhoz, utánkövető e-maileket és csoportüzeneteket küldjön, dokumentumokat osszon meg másokkal, vagy jövőbeli megbeszéléseket ütemezzen, s mindezt csupán egyetlen online applikáción keresztül.

A fordítás és egyben cikkünk alapjául a Mitel Networks bejegyzése szolgált.

Az Assono Magyarország Kft. a Mitel egyetlen hazai Gold szintű értékesítési és szerviz partnere.