A könyveléssel, könyvvizsgálattal, adótanácsadással és bérszámfejtéssel foglalkozó irodában a cégalakítástól segítik ügyfeleiket. Az ügyvezető és a könyvvizsgálóból, mérlegképes könyvelőkből, adótanácsadókból és a munkájukat segítő adminisztrátorból álló hétfős iroda nagy hangsúlyt fektet arra, hogy megbízóikkal hatékonyan kommunikáljanak. Az iroda korszerű, ugyanakkor költséghatékony műszaki megoldásokat használ annak érdekében, hogy ügyfeleik könnyen és gyorsan elérjék a megfelelő szakembert, az adott ügyfélhez kijelölt állandó munkatárs távollétében is hatékony segítséget tudjanak nyújtani, és mindezt alacsony távközlési költségek mellett tegyék. Az iroda – miután megismerte a NEC SL1000 rendszer szolgáltatásait, a meglévő elavult telefonközpontját kicserélte, hogy a következő szolgáltatásokat használhassa:

• Költséghatékony IP hangszolgáltatás és mobil adapter
• Mobil Mellék funkció
• Telekonferencia
• Digitális hangrögzítés
• Hangposta
• Automata kezelő többféle éjszakai/munkaszüneti üzemmel kombinálva
• Központi telefonkönyv-használat egérkattintásos gyorshívással
• Fejbeszélő használata

Költséghatékony IP hangszolgáltatás (VoIP) és mobil adapter

A könyvelő iroda rendszeres telefon kapcsolatot tart megbízóival, mivel így ügyfeleik és az iroda számára is olcsóbb és gyorsabb a kapcsolattartás, mint a gyakoribb személyes találkozásokkal. Hogy a magasabb szolgáltatás ne járjon magasabb telefonköltségekkel, a telefonközpont IP kapcsolattal és mobil adapterrel is rendelkezik. A telefonközpont a kimenő hívásokat automatikusan a legolcsóbb útvonalon keresztül bonyolítja le, ezzel jelentős költségmegtakarítást eredményez.

Mobil Mellék funkció

A Mobil Mellék (MM) funkció használatával a könyvvizsgálatot az ügyfeleknél végző munkatársak közvetlenül hívhatják bármely munkatársukat akár a telefonközpont mellékállomásán, akár mobil mellékállomási számukon, ráadásul mindezt ingyenesen. A szabadságon lévő munkatársak számára lehetővé válik a magánélet és a hivatalos működésük szétválasztása. Névjegykártyájukon elegendő a MM hívószámuk megadása, és amennyiben távollétükben az asztali készülékükön nem veszik fel a hívást, azt néhány csengetés után automatikusan a mobil készülékükre irányítja a központ munkaidőben. Munkaidőn kívül, vagy éppen szabadságuk, tárgyalásaik alatt a hívásokat az adminisztrátorhoz, vagy hangpostájukra irányíthatják. A mobil készülékeken fogadott hívásaikat is át tudják irányítani az asszisztenshez, vagy egy munkatársukhoz, ha éppen például autóban ülnek, és ezért nem tudnak megfelelő tájékoztatást adni.

Telekonferencia

Gyakran előfordul, hogy az adótanácsadók, könyvvizsgálók az ügyfél munkatársaival és a könyvelő iroda más – akár távol lévő – munkatársával rövidebb vagy hosszabb telekonferenciát bonyolítanak le. Ez a módszer lényegesen olcsóbb és hatékonyabb, mint személyes találkozókat szervezni. Szerencsére a NEC SL1000 telefonközpont akár tucatnál is több résztvevős konferenciát képes kezelni. A telekonferenciához nem csak az SL1000 rendszerkészüléke, hanem akár speciális konferenciakészülékek is használhatók, így egy nagyobb teremben is visszhangmentes, kiváló akusztikai élményt nyújtó telekonferencia folytatható le.

Digitális hangrögzítés

A könyvvizsgálók és az adótanácsadók munkája során rendszeresen előfordul, hogy a telefonbeszélgetésekről, telekonferenciákról jegyzőkönyvet kell készíteni – különösen, mióta a 2006. évi IV. törvény a gazdasági társaságokról (Gt.) a tagok szavazását is lehetővé teszi telekonferencia útján. A NEC SL1000 hangrögzítő szolgáltatása lehetővé teszi a beszélgetések rögzítését, majd visszahallgatását, így a jegyzőkönyvkészítés a korábbiaknál pontosabbá, gyorsabbá és kényelmesebbé vált.

Automata kezelő többféle éjszakai/munkaszüneti üzemmel kombinálva

A könyvelő iroda fontosnak tartja, hogy ügyfelei és az érdeklődők munkaidőn kívül is tájékoztatást kapjanak és akár üzenetet hagyhassanak, bármely munkatársat hívják. Ezért kifejezetten hasznos funkció a munkaszüneti napokra, ünnepnapokra beállítható automatikus üzem. A naptárban megjelölt különböző napokra többféle munkarend állítható be, és ennek alapján a munkaidőn kívüli automatikus hangbemondások és üzenethagyási lehetőségek is változatosak lehetnek.

Központi telefonkönyv-használat egérkattintásos gyorshívással

A könyvelők és a bérszámfejtést végző munkatársak egy számítógépes központi telefonkönyvet használnak, melyben gyorsan és egyszerűen lehet kikeresni az ügyfelek munkatársainak vezetékes és mobil telefonszámát. A keresés után nem szükséges a megtalált telefonszámot a készüléken bebillentyűzni, az egérrel a kijelölt hívószámra kattintva a központ automatikusan megkezdi a hívást. További hatékony funkció, hogy a kattintás után a rendszerkészülék automatikus kihangosítást végez, így akár kihangosítva, akár a hívott bejelentkezése után a kézibeszélőt felemelve is folytatható a beszélgetés.

Fejbeszélő használata

A munkatársak az első próbák során szinte azonnal megszerették a fejbeszélő használatát. Az asztali rendszerkészülékhez csatlakoztatott headset használatával tisztábban hallják az ügyfelet az egyeztetések során, és ami talán még fontosabb, közben a kezük szabadon marad, így a számítógépüket is használni tudják a beszélgetés alatt.